Toplanalım Mı?
Toplantılar doğru kullanıldığı takdirde yüz yüze etkileşim ortamı yarattığından son derece güçlü iletişim ve yönetim aracıdır. Ancak; yanlış kullanıldığı takdirde ise bezdirici, vakit çalıcı ve zararlı hale gelebilmektedir. Toplantılardan maksimum fayda için işinize yaraması ümidiyle…..
- Zamanına saygı ve verim açısından ilan edilen toplantı saatinden 2-3 dakika önce muhakkak toplantı odasında yerinizi alınız.
- Toplantıyı siz talep ediyorsanız karşı tarafa gündemi yazılı olarak bildiriniz.
- Toplantı talebi karşı taraftan geliyorsa; toplantı gündemini önceden sorunuz ve gerekli hazırlığı yapınız.
- Toplantı sırasında hazırlıklı olmadığınız bir husus gündeme gelirse; "bu konuda şu anda bir hazırlığım maalesef yok ancak toplantı sonrasında hemen size bu konuda dönüş yapabilirim" şeklinde bir yaklaşım sergileyebilirsiniz. Bunun hiçbir mahsuru olmayacaktır (tabiiki toplantı gündemine göre gerekli hazırlığı yaptığınızı varsayıyorum). Sonuçta, yanlış veya eksik bilgi vermektense geç de olsa doğru bilgi vermek daha iyidir.
- Size yöneltilen soruyu "tam" anlamadan cevap vermeye çalışmayınız. Gerekirse ilave sorularla soruyu tam olarak anlayınız ve öyle cevaplandırınız.
- Konuşmlarınız az, öz ama yeterli olsun. Gereksiz veya konu ile ilgisiz konuşmalar yapmayınız. "Direkt sadete geliniz, konudan sapmayınız, yuvarlak konuşmayınız, açık, net, anlaşılır ama aynı zamanda saygılı ve nazik olunuz"
- Toplantıda herhangi bir hatanız gündeme getirildiyse ve karşı taraf haklıysa konuyu yuvarlamayınız, hatanıza bahaneler üretmeyiniz. "Doğru söylüyorsunuz, bu benim sorumluluğumda bir konu, atlamışım gereken tedbiri alacağım ve bir daha benzeri bir durum tekrarlanmayacak v.s." tarzında yaklaşınız. Dürüstlüğü hiçbir zaman elden bırakmayınız. Hatalarımızı kabul etmek erdemdir,. Affı olmayacak bir kusur ise de sonuçlarına katlanmanız gerekebilir. Hiçbir şekilde kusurları örtmemiz için bahaneler üretmeyiniz,. Ancak endişelenmeyin; karşı taraf bu dürsütlüğünüzü büyük ihtimal takdir edecektir.
- Toplantıda mutlaka temiz, profesyonel görüntülü bir defter, tablet v.s. bulundurunuz. Aksi durum amatörlük işareti olacaktır. Kaldı ki konuşulanları not almadığımız takdirde unutma riskimiz çok yükselecektir
- Toplantıda notlarınızı tertipli bir şekilde alınız. Sonuçta aldığınız notların şekilsel görüntüsü de profesyonelliğiniz ve titizliğiniz için karşı tarafa bir işaret olacaktır
- Toplantı toplantıdan önce bir kişiyi alınan kararları not almak üzere görevlendiriniz.
- Toplantı tutanağı tutan kişi; toplantıya katılmayan bir kişinin bile rahatlıkla anlayacağı bir dilde yazılmalıdır. Kararlardan kimin sorumlu olacağı ve ne tarihe kadar sonuçlanacağı da mutlaka konuşulmalı ve yazılmalıdır.
- Toplantı sırasında elinizdeki kağıda karalama yapmak veya çevre ile ilgilenmek uygun değildir.
- Yine toplantının pozitif enerjisi açısından yüz ifadenizin ve duruşunuzun nazik ve olumlu olmasına dikkat ediniz. Somurtkan, stresli duruş genel atmosferi olumsuz etkileyecektir.
- Toplantı bitiminde tutanak tutan kişi konuşulanları sözlü olarak özetlemeli ve herkesin teyidini almalı; yanlış aldığı notlar varsa yorumlara göre düzeltmeli ve tutanağın son şeklini oluşturmalı
- Toplantının hemen bitiminde katılımcıların tamamına toplantı tutanağı yazılı olarak gönderilmeli
- Kararların tarih ve sorumlusu belirlenmeli sorumlular görevlerini ajandalarına kaydetmeyi unutmamalı
- Toplantı tutanağının başında katılımcıların ismi ve tarih belirtilmelidir.