Veri Giriş Hizmetleri İçin Outsourcing Alternatifi
Dijital çağın gereği olarak veri giriş işlemlerinin hızlı ve hatasız şekilde yapılabilmesinin büyük önemi bulunmakta. Veri giriş işlemlerinin zamanında yapılamaması yönetimin bilgiye geç ulaşmasına sebep olmakta. Diğer yandan, hatalı veri girişleri ise yanlış kararlar alınması gibi daha da maliyetli sonuçlar doğurabilmektedir.
Veri giriş işlemlerinin bu önemine karşın; Şirketlerin veri giriş hizmeti veren çalışanlarını motive etmeleri hiç de kolay olmamakta. Bunun başlıca sebepleri veri giriş işlemlerinin rutinliği, veri giriş personelinin kariyer geleceklerinin kısıtlı olmasını sayabiliriz. Bu durumda Şirketler kalifiye veri giriş elemanı bulmakta ve elde tutmakta çok zorlanmakta. Personelin hızlı değişimi eğitim maliyetlerini ve hataları artırmakta, personel devrini düşürmek için de Şirketler’in personel maliyetlerini sürekli artırmaları gerekmekte.
Veri girişi işlemlerinde bu kısır döngüden kurtulmak için Şirketlerin değerlendirebileceği bazı önlemler tabii ki bulunmakta.
1.
Otomatize Edin:
Bir çok veri girişi teknoloji kullanımı ile büyük oranda ortadan kalkabilmekte. Bunun için kağıt olarak alınan verinin kaynağına ulaşmak ve buradan bilgiyi elektronik olarak almak iyi bir seçenek olabilir. Örneğin:
·
Banka kayıtları bankalardan elektronik dosya şeklinde alınabilir
·
Yüksek hacimli satıcı faturaları karşı taraftan yine elektronik olarak elde edilebilir
·
Personel seyahat giderlerini web tabanlı programlarda takip edip muhasebe sisteminize entegre edebilirsiniz
OCR teknolojisi (Optik Karakter Tanıma Sistemleri) ve robotlar gibi yeni teknolojilerden faydalanabilirsiniz. OCR teknolojisi yüksek hacimli düzenli belgelerin taranıp dijitalleştirilmesi için kullanılabilir. Son yılların yeniliklerinden bir tanesi de veri giriş robotları. Hala az sayıda işlem için maliyetli sayılabilecek bu sistemler, yüksek hacimli veri girişlerinde önemli verimlilik sağlamakta hataları da asgariye indirmekte. Robotlar, farklı sistemler arasında kontrol veya veri girişi yapılması gerektiğinde de faydalı olabilmekte.
3.
Personele Konforlu bir Çalışma Ortamı Sağlayın
Veri Giriş Hizmetleri Müşteri önünde gerçekleşmediğinden ergonomiye, konfora bazen gerekli özen gösterilmeyebilmekte. Veri giriş ortamında sağlayacağınız ergonomi, konfor, ışıklandırma, sosyal alanlar hem motivasyonu yükseltecek, personel devrini ve hataları azaltacaktır.
4.
Saygı Gösterin
Her işin kutsal ve önemli olduğunu Veri Giriş personelize de hissettirin.
Veri Giriş Hizmetleri’nde performans takibi diğer beyaz yaka işlere göre nisbeten daha somut ve objektif şekilde yapılabilir. Dolayısıyla, kayıt adedi, hata adedi gibi kriterleri takip etmeniz performans takibi, hataların azaltılması ve verimin artırılması için faydalı olacaktır.
Veri giriş personelinizin performansını somut kriterlerle takip etmek ve belirleyeceğiniz hedeflere göre ödüllendirmek iyi bir yöntem olacaktır.
7. Personele Kariyer Hedefi Verin
Veri Girişi hizmetleri gibi rutin işler personelde bir süre sonra tatminsizlik yaratabilecektir. Bu tür işler geleceği olmayan işler arasında düşünülmekte. Veri girişi hizmetlerinde personele ilerleyebileceği bir kariyer planı sunmanızda fayda olacaktır. Bu şekilde nitelikli personeli işe alırken ikna etmeniz kolaylaşacaktır. Ayrıca çalışırken motivasyon artacak, maliyetleriniz düşecek, iş kalitesi ve motivasyon artacaktır.
Veri giriş hizmetlerini outsourcing yöntemiyle almak da iyi bir alternatif olabilir. Veri giriş hizmetleri için outsourcing alternatifi teknolojiye ve nitelikli personele ulaşmanızı kolaylaştırırken, maliyetlerinizi düşürebilir. Ayrıca personel yönetimi yerine kontrat yönetimi ana işinize ve katma değerli işlere konsantre olmanıza yardımcı olacaktır. Veri Giriş Hizmetleri için outsourcing firması seçerken, firmanın geçmişi, referansları, kullandığı teknolojiler, maliyet ve bilgi birikimi önemli kriterler olacaktır.