Özlük Dosyalarında Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması

Özlük Dosyalarında Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması

  İşverenin yapmakla yükümlü olduğu işler arasında 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesi uyarınca “Özlük Dosyası” düzenlemek de vardır. İşveren çalıştırdığı her işçi için yasal gereklilikler dikkate alınarak bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. Özlük dosyasında bazı belgeler işe başlanırken verilmesi gerektiği gibi bazı belgeler ise işçinin işyerinde çalıştığı süre boyunca oluşturulan belgelerdir.

Son günlerde kişisel verilerin korunmasına yönelik yapılan yasal düzenlemelerle birlikte özlük dosyasının ve bu anlamda özlük dosyalarında arşivlenen bilgilerin gizliliği daha önemli hale ve bilgi ve belgelerin muhafazası önem kazanmıştır.

Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek üzere hazırlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazete'de yayımlandı.

Özlük Dosyalarının kişisel verileri içermesi nedeniyle gizlilikle saklanması gerekmektedir. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

KVKK mevzuatı uyarınca, özlük dosyasında, yasal bir dayanağı olmayan, gereksiz belge ve bilgiler alınmamalı ve bulundurulmamalıdır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

***

Özlük dosyasında hangi belgeler olmalı?

İş Kanunu'nda işçi özlük dosyasında yer alacak belgeler açık olarak belirtilmemiştir. Ancak işçi özlük dosyasında aşağıda sayılan belgelerin bulunması uygun olur;

- İş başvuru formu örneği,

- İş sözleşmesi örneği,

- Görev tanımları, 

- Nüfus kâğıdı örneği ve vesikalık fotoğraf,

- Deneme süresi değerlendirme formu,

- İhtarname, uyarı, tutanak ve diğer belgeler, 

- Araç ve malzeme kullanma taahhütnamesi,

- Disiplin kurulu kararları,

- İkametgâh belgesi, 

- Diploma sureti, 

- Askerlik terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,

- Yasal gereklilikler durumunda işyeri hekimi tarafından düzenlenecek ve saklanacak sağlık raporları,

- İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ile İSG mevzuatı yarınca bulundurulması gereken diğer belgeler,

- Mesleki eğitim belgeleri,

- Teslim edilen araç gereç için zimmet belgesinin bulunması faydalı olacaktır.

***

Özlük dosyası kaç yıl saklanacak?

İş mevzuatında göre ücret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır.  Personel konusunda işyerinde firmayı koruyacak tedbirleri almaları için bordroların imzalatılması ve personel dosyalarında yasal zaman aşımı süreleri olan beş yıl saklanması gerekmektedir.

SGK mevzuatına göre; işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadır. SGK'nın denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde de bu kayıt ve belgelerin onbeş gün içinde ibraz edilmesi gerekmektedir.

Bununla birlikte, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl saklanması gerekmektedir.

İşyeri çalışanlarının yasal hak edişleri hakkındaki zamanaşımı süreleri, dosya ve belgelerin saklama süreleri olarak değerlendirilir. Bu yönüyle iş ve sosyal güvenlik mevzuatında belirlenen zamanaşımı sürelerine göre özlük dosyası belgeleri saklanmalıdır.

Bu sürelerden sonra kişisel verilerin saklanmasındaki makul gerekçe ortadan kalktığından, bilgi ve belgelerin imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.